אתה כבר לא יכול ללכת לעבודה עם חיוך על השפתיים. ההתחייבויות עולות מיום ליום והחרדה מאי-יכולת לסיים הכל תמיד נוכחת. זה רודף אותך גם כשאתה עם חברים, ודלתות המשרד נסגרו מזמן. יש לך הרגשה שאיכות החיים שלך יורדת, נראה שאתה חי כדי לעבוד ולא להיפך.
אני בטוח שלפעמים אתה גם לוקח את העבודה שלך הביתה. כן, השעות במשרד חולפות מהר מדי כדי להשיג את כל המטרות. אל ייאוש, די במעט נחישות כדי למצוא שוב את השלווה. במאמר זה אני רוצה לתת לך כמה עצות שימושיות לגבי ניהול נכון של זמן במשרד.
מילת המפתח: ארגון
זמן וארגון הולכים יד ביד, הם כמו שני חברים הכי טובים. הצעד הראשון: הבן עם כמה מחויבויות אתה נאלץ להתמודד על בסיס יומי. לשם כך אין דבר טוב יותר מאשר עט ונייר. הכן טבלה ורשום בה פגישות, מועדים ועבודות שיש להשלים. פתרון זה יעזור לך לתפוס טוב יותר את כמות המשימות שיש לבצע ואת הזמן הנדרש להשלמתן.
זה אולי נראה טריוויאלי אבל בלי לשים לב לעבודה שלך ולתכנן אותה, יהיה קשה להשיג סדר ושקט נפשי. על ידי תכנון תוכל להשיג את המטרות שלך ביעילות. אתה תשלוט בזמן שלך במשרד, אולי אפילו תוכל למצוא כמה דקות של רגיעה לקפה עם חבר.
1. קבע סדר עדיפויות
חשוב להבין באיזה חלק של היום אתה הכי פרודוקטיבי ולבצע את המשימות המורכבות ביותר באותן שעות ספציפיות. העצה שלי? חלקו את ימי העבודה למשבצות זמן, תרגול זה נקרא חיתוך זמן. בחלק הראשון ההתמקדות היא במשימות הדחופות ביותר. החלק השני מוקדש לפעילויות פחות מלחיצות כמו קריאת מיילים ומסמכים אחרים. ניהול הזמן שלך בדרך זו יעזור לך להימנע מלהתמודד עם עבודה בצורה מבולבלת, ולהצליח להשיג מעט או כלום.
2. אל תעמיס על עצמך בעבודה
יש לך הרגשה ברורה שדברים הולכים טוב יותר בזכות זה שהצלחת לסדר את ההתחייבויות השונות וחילקת את היום למשבצות זמן לפי סדרי עדיפויות. אבל יש עוד מכשול שמונע ממך לנהל את הזמן שלך במשרד.
אני מדבר איתך על הבקשות הקבועות שאתה לא יכול להתמודד איתן כי אתה פשוט לא יכול להגיד לא. גם אם אתה כבר יודע שלא תוכל לסיים את כל המשימות שהבוס שלך ביקש ממך. אל תעמיס על עצמך, נתח את היכולות שלך בצורה אובייקטיבית ככל הניתן. יידע את הממונים עליך למצב כאשר קיים חשש שלא תעמוד בזמנים או בעומס המשימות. אל דאגה, הם ינסו לייעל את ניהול המשימות והזמנים לביצוען.
3. חסום את כל הסחות הדעת במשרד
כאשר אתה צריך לבצע משימה חשובה, זה אמור לבטל את כל הסחות הדעת. השתק את הצלצול בטלפון ובמידת הצורך, כבה גם התראות אימייל ותוכנות מסרים מיידיים כמו וואצאפ. כלים אלה יכולים להפריע לריכוז שלך, ואולי תיאלץ להתחיל את העבודה שוב ושוב ללא התקדמות משמעותית. התוצאה? בזבוז זמן יקר על דברים אחרים. הקפד לענות לשיחות שלא נענו מאוחר יותר וזכור לבדוק את הדואר שלך. בכל מקרה, כמה שעות של המתנה לא פוגעות באף אחד.
4. האצלת סמכויות
האם אי פעם חשבת שאולי זה לא אתה שמנהל לא נכון את הזמן במשרד? אולי השעות הפנויות מעטות בהשוואה להתחייבויות שיש להשלים. הפתרון האידיאלי יכול להיות להאציל את העבודה לאחרים. לדוגמה, שכירת פרילנסר פעולה שיכול לעשות עבורך עבודה כלשהי. לחלופין, אם המשימה המבוקשת אינה בתחום סמכותך, אל תהסס, הפקד אותה בידי מומחה בתחום: עורך דין, רואה חשבון, יועץ שיווק באינטרנט.
5. השתמש בטכנולוגיה
טכנולוגיה יכולה להיות בעלת ברית מצוינת לניהול זמן נכון במשרד. אתה לא מאמין בזה? לראות זה להאמין. ישנם יומנים מקוונים מצוינים שמודיעים לך אוטומטית על מועדים. או שוב, פונקציות מסוימות שבלחיצה נותנות לך מיד את הפניות הקריטית להצלחה במשימותיך. בנוסף, עם אפליקציות כמו זום או סקייפ תוכל להשתתף בשיחת וידאו, מה שחוסך זמן של עמידה בפקקים. באופן דומה, אתה יכול גם לייעל את הזמן המוקדש לתיוק ניירת כאשר אתה עובר לשמירת נתונים בענן.
אלו הן כמה מהדרכים לניהול זמן נכון במשרד. מקווים שהפקתם ערך מהמאמר. אם בבעלותכם משרד, כדאי לקרוא גם על ניהול משרדים.
